Diciamolo, aprire il sito di Microsoft e guardare la lista dei piani Microsoft 365 è come entrare in un supermercato giapponese: tutto sembra uguale, ma i prezzi sono diversi e non hai idea di cosa stai comprando. Tra abbonamenti per famiglie, per aziende, versioni Basic, Standard, Premium e quella licenza una tantum che ti guarda con aria triste, il rischio di sbagliare è altissimo. Eppure, la scelta giusta esiste. Basta sapere cosa guardare.
Abbonamento o acquisto una tantum: il primo bivio
Prima di tutto, devi decidere se vuoi un abbonamento (Microsoft 365) o una licenza perpetua (Office 2024). La differenza è semplice: con l'abbonamento paghi ogni mese (o ogni anno con uno sconto) e hai sempre l'ultima versione di Word, Excel, PowerPoint e via dicendo. Con Office 2024 paghi una volta sola, ma le nuove funzionalità le vedi solo se compri la versione successiva a prezzo pieno.
Se sei uno che odia le sorprese e usa il computer solo per scrivere due lettere l'anno, la licenza una tantum può bastare. Ma se vuoi aggiornamenti di sicurezza, nuovi strumenti e, ormai, l'integrazione con l'intelligenza artificiale, l'abbonamento è la strada giusta. Microsoft 365 include anche 1 TB di spazio su OneDrive per utente, cosa che da sola vale quasi il costo dell'abbonamento se consideri quanto pagheresti per un servizio di cloud storage separato.
I piani Microsoft 365 per privati: chi ha bisogno di cosa
Microsoft offre tre piani principali per chi non ha una partita IVA. Ecco come distinguerli senza leggere mille pagine di documentazione.
| Piano | Costo mensile (abbonamento annuale) | A chi serve |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | 10 € | Singolo utente, fino a 6 dispositivi |
| Microsoft 365 Family | 13 € | Fino a 6 utenti, ognuno con 1 TB di cloud |
| Microsoft 365 Premium | 22 € | Singolo utente con funzionalità IA extra e sicurezza avanzata |
Microsoft 365 Personal è il piano base per chi lavora da solo. Include Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, e anche Access e Publisher (ma solo su PC). Puoi installare le app su PC, Mac, tablet e smartphone, fino a sei dispositivi totali. Se hai un computer fisso, un portatile e un tablet, sei a posto.
Microsoft 365 Family è lo stesso identico piano, ma condivisibile con altre cinque persone. Ognuno ha il proprio account, il proprio TB di spazio su OneDrive, e le proprie app. Se in casa siete in quattro e tutti usano il computer per studio o lavoro, il Family costa meno di due Personal. Matematica semplice.
Microsoft 365 Premium è il piano che include tutto ciò che ha il Personal, più funzionalità basate sull'intelligenza artificiale (Copilot) e una sicurezza potenziata con Microsoft Defender. Attenzione: i vantaggi dell'IA sono riservati solo al titolare dell'abbonamento, non si condividono con gli altri membri del Family. Se non sai cosa sia Copilot, probabilmente non ti serve Premium.
Con Microsoft 365 Family, ogni account ha 1 TB di spazio su OneDrive. Per una famiglia di quattro persone, sono 4 TB di cloud a 13 euro al mese. Provate a trovare un servizio di storage equivalente a quel prezzo.
I piani Microsoft 365 per aziende: quando il gioco si fa serio
Per le aziende, Microsoft ha una quantità di piani che farebbe impallidire un menu di sushi. Ma non serve conoscerli tutti: bastano i più comuni per piccole e medie imprese.
- Microsoft 365 Business Basic (5,60 €/utente/mese): solo versioni web e mobile di Word, Excel, PowerPoint, più email con Exchange. Niente app desktop installate. Se lavori sempre connesso e non hai bisogno di funzioni offline, può andare bene.
- Microsoft 365 Apps for business (9,80 €/utente/mese): le app desktop complete (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ma senza email aziendale e senza Teams. Per chi ha già un sistema di posta separato.
- Microsoft 365 Business Standard (11,70 €/utente/mese): il punto di equilibrio. App desktop, email, Teams, SharePoint, OneDrive. Per la maggior parte delle PMI è la scelta giusta.
- Microsoft 365 Business Premium (20,60 €/utente/mese): tutto ciò che ha Business Standard, più sicurezza avanzata (Intune, Azure Information Protection). Se lavori con dati sensibili o hai dipendenti in mobilità, è un investimento obbligato.
Per le grandi aziende esistono i piani E3 (35,70 €) ed E5 (57,70 €), che includono compliance, analisi avanzate e telefono. Ma se stai leggendo questo articolo, probabilmente non ti servono.
Come scegliere senza farsi male: tre domande da porti
La scelta del piano Microsoft 365 si riduce a tre domande. Rispondi onestamente e il resto viene da sé.
Quanti utenti siete? Se sei solo, vai di Personal o Premium. Se siete in famiglia, Family è quasi sempre la scelta migliore. Per un'azienda, conta il numero di dipendenti che usano realmente Office.
Avete bisogno delle app desktop? Se lavorate spesso offline o usate funzioni avanzate di Excel (macro, tabelle pivot complesse), vi servono le app installate. Se invece modificate solo documenti semplici e siete sempre connessi, le versioni web possono bastare e risparmiate.
Vi serve l'email aziendale? I piani Business Basic, Standard e Premium includono Exchange Online con dominio personalizzato. Se usate già Gmail o un servizio gratuito, potete anche prendere Apps for business e tenere la posta dove è.
L'errore più comune: comprare il piano sbagliato per risparmiare
L'errore classico è prendere un piano Business Basic perché costa poco, salvo poi scoprire che non si possono installare le app desktop. Oppure comprare Personal per due persone e pagare il doppio di un Family. O ancora, acquistare Premium per avere l'IA senza sapere cosa farci, e finire per usare solo Word come una macchina da scrivere.
Un altro errore è dimenticare che Microsoft 365 Family o Premium permettono di condividere l'abbonamento con altre cinque persone. Se hai un collega o un amico di cui ti fidi, potete dividere il costo del Family e pagare poco più di due euro al mese a testa. Ma attenzione: ognuno deve avere un account Microsoft separato, e non si può condividere con estranei se non vuoi ritrovarti i file di sconosciuti nel tuo OneDrive.
Cosa fare se non sei ancora sicuro
Se dopo tutto questo hai ancora il dubbio, parti da Microsoft 365 Family. Costa poco, copre fino a sei persone, e se sei da solo hai comunque tutto ciò che ti serve. Se sei un'azienda, il Business Standard è il punto di partenza più sicuro: ha le app desktop, l'email e Teams, e non ti manca nulla di essenziale.
E se proprio vuoi risparmiare, considera che le versioni online di Word, Excel e PowerPoint sono gratuite con un account Microsoft. Non hanno tutte le funzioni, ma per una riunione veloce o un documento semplice bastano. Poi, quando ti serve di più, fai il passo verso l'abbonamento.
